商务管理信息系统
青建集团股份有限公司
建筑业商务管理信息化落地实践
——青建集团股份公司商务管理系统建设案例
一、背景
青建集团股份公司(以下简称“青建集团”)及其所属公司始于1952年，是一家以建筑业为主营业务，全产业链发展的综合性企业集团。目前青建集团下设五个施工子集团，承揽了众多项目，项目商务管理方面的各类业务繁多，与项目管理部门、财务部门数据衔接和共享的内容多，各子集团的业务流程不尽一致，各层级对成本数据的掌握不够及时，部分事项未做到提前预控，如何高效、准确、及时的处理各类事务急需信息化系统的支持。
近几年青建集团自总部至各项目部在信息化开发和使用上一直在不断的探索和修正中，为满足实际业务需要，集团总部因势利导，为加强集团的商务管理，制定了商务系统的开发实施计划。目标是要实现与成本收益相关的合约签订、预结算管理、物资成本管控、收入与成本、款项支付等业务功能的全面协同和集成，优化各环节业务流程，方便基层业务的操作简单实用，提升数据质量，实现流程一体化、数据共享以及预警管控。
2016年年初进行商务系统一期建设，2016年7月份在试点项目上试运行，9月份正式在国内项目上推广使用。2017年为了加强成本的预警管控进行商务系统二期建设，增加了各类业务的预警管理内容。
二、目的
充分利用信息化工具，以优化商务管理各方面的业务流程、提升工作效率、提高数据的准确性，做到部分特定风险的事前预警，达到在管理中实施创新，从管理中要效益，让信息化管理成为商务管理的有力支持，并为其他业务板块提供数据共享和信息化运用的案例示范。
三、建设规划方案
青建集团商务管理信息化系统的建设思路按照公司信息化建设“统一领导、统一规划、统一标准、分步实施”的总体原则进行设计，在平台选择、总体架构、数据规范层面统一考虑规划，既能满足当前系统建设的目的和业务管理的需要，又可满足未来系统的可扩展性建设要求。
具体建设原则如下：
1、技术先进性：充分运用先进数据管理技术和SOA架构，结合项目的实际需求，建设高效、先进、开放的业务管理系统。
2、安全稳定性：系统建设需选用稳定可靠的技术平台和开发架构，结合详实的需求分析及开发测试环节，使用良好的加密策略，保证系统应用的安全性和稳定性，满足公司各主体业务应用。
3、可扩展性：青建集团商务管理系统建设需考虑可扩展性，能够灵活应对公司未来的业务扩展或系统对接。
4、开放性：在进行系统建设时，实施方提供开放的应用接口，方便地与其他厂家应用系统进行数据交换，便于系统未来扩展。
5、配置灵活性：系统应该具有良好的可配置性，满足资源、业务需求的变化。
6、友好易用性：为了使相关业务分析人员能够快速掌握系统使用，要求开发出的应用系统易于上手，便于使用。
具体建设方案如下：
- 实现对合同的全生命周期管理，从合同签订到合同执行都要进行管控。
- 实现租赁结算的自动化，根据计价方式、单价、结算日期等内容自动计算结算金额。
- 统一集团物资库，在全集团范围内容梳理并建立统一的集团物资库并由专人进行管理。物资在入库时要根据总控计划、需用计划、合同清单进行入库数量控制。
- 统一集团标价分离模板，梳理并建立集团统一的标价分离模板，以便集团进行各类数据的综合分析。
- 实现成本的自动归集，成本数据全部来源于实际业务发生，并且根据实际业务发生数据进行成本归集。
- 实现各类核心数据的锁定控制，防止数据因各种原因导致变化而无法追踪的问题，防控管理风险。
- 实现业务预警，通过系统自动推送合同、材料、标价分离、利润率、欠款等核心业务风险的预警信息。
四、产品选型
商务管理系统实施主要按照如下标准进行产品选型：
1、技术要求
商务管理系统必须基于具有自主知识产权的面向服务体系架构(SOA架构)平台进行开发，开发平台能够良好兼容各类数据库、中间件及Linux和Windows操作系统。
2、供应商资质
产品供应商必须具有良好的流程和质量管理体系,具有系统集成壹级资质、通过CMMI5级认证、通过ISO9001质量管理体系认证等。
产品供应商的解决方案必须符合青建集团商务管理系统的建设规划方案要求，同时应具有丰富的系统开发案例。
3、产品选型结果
经过综合考评，最终采用文思海辉技术有限公司进行系统产品开发。
五、建设过程
实施建设按照“统筹规划、突出重点、分步实施、讲求实效”的实施原则，商务管理系统信息化建设已达到初步成效。
1、统筹规划：项目组制定完整而详细的计划，在项目实施过程中用户方、施工方密切协同，及时沟通，按照项目状况组织各类定期例会或者随时召开紧急事项讨论决策会议，有效保证整个项目的实施进度。
2、突出重点：商务管理系统建设涉及业务范围广，根据业务管理需要，重点突出合同、物资、成本等核心业务。
3、分步实施：一期实施完成合同、租赁、物资、成本、付款等核心业务，二期实施完成结算、预警等相关业务。
4、讲求实效：强调依托实际业务和现场情况，所有内容以可落地，易操作的指导方针进行系统建设。
六、建设内容
商务管理系统主要应用于公司整体商务管控，重点建设覆盖从项目中标后到项目竣工结算的关键业务环节，包括：
1、基本信息管理：主要实现用户管理、角色管理、用户授权、物资库的管理、租赁库、项目信息及项目参数的管理等。
2、合同管理：主要实现对合同基本信息管理，包括补充协议和班组协议的管理。
3、物资管理：主要实现物资总库计划管理、物资出入库管理、物资调整及盘点管理。总控计划分版本进行管理，物资入库时受总控计划、需用计划、合同物资清单三重控制，取最小值进行入库。每月对物资进行盘点，盘点的耗用金额将进行成本归集作为本月的物资耗用。
4、租赁管理：主要实现对租赁设备和租赁周转材的管理。对租赁设备和租赁周转材的需用计划、清单、进场、结算、出厂的全过程进行管理。在结算时可以根据不同的租赁方式进行自动计算结算值，提高结算效率保障数据的准确性。
5、造价管理：主要实现对标价分离、月度产值、分包产值、其他费用、实际成本、竣工结算的管理。标价分离分版本进行管理，统计时根据版本日期取用不同的标价分离版本进行计算。系统根据填报的分包产值、材料入库、租赁结算、其他费用信息自动形成当月可归集的成本，完成成本归集后形成本月的成本数据和效益汇总。项目竣工后可以将项目的预计结算信息、审定结算信息、结算欠款信息等进行填报，从而实现了对项目从开工到竣工的全过程管理。
6、拨付款管理：主要包括材料款、租赁款、工程款的审批及查询。系统根据材料、租赁、分包的产值情况自动计算当期和累计产值，通过合同付款比例自动计算形成应付款信息，付款时会对超付信息进行提示和标注，同时可以实现项目不同供应商付款信息的查询。
7、报表管理：主要实现对合同、材料、租赁、成本、结算等相关信息的查询，同时可以实现对各类核心简报信息的存档。
8、锁定管理：主要实现对合同、标价分离、月度产值、实际成本、结算等相关信息的解锁和锁定管理，并可以查询解锁日志。每月系统会自动锁定合同、标价分离、月度产值、实际成本、结算信息，锁定后所有的数据不允许修改。如需修改必须经集团有权限的管理人员进行解锁后方可修改，并且对所有解锁信息进行日志记录，通过对成本锁定的管理和解锁的控制实现成本管理的规范化和保障数据的准确性。
9、预警管理：主要实现对总包合同签订、临时合同超期未转正、材料批价超时、标价分离超期、成本未及时归集，利润偏差超预警范围，业主欠款超比例等相关信息进行预警，同时可以设置预警的提醒周期和提醒人员。预警信息会通过手机短信和OCS消息的方式推送相关提醒人员，通过对各类信息的预警实现集团对各类业务的风险管控。
七、建设成果
1、合同实现全类型覆盖，全周期管理
合同管理涵盖了总包合同、物资购销合同、设备租赁合同、专业分包合同、劳务分包合同等共7种合同类型及班组协议，实现从录入、审批、生效(反生效)、执行、结束的全周期管理，在合同生效阶段通过对合同生效的分级授权，由子集团对合同的生效管理进行控制，有效防止合同的任意修改。所有物资合同都必须录入材料清单，材料清单中物资的数量受总控计划控制，实现了对合同物资数量的管控。
图-1 合同清单页面
2、建立统一的集团物资库，实现数量和价格的双管控
在信息化过程中，通过对物资库的梳理建立了集团物资库，集团物资库统一是物资信息化管理的基础，目前集团物资库由专人进行管理，解决了以前集团物资和项目物资各自管理导致物资管理混乱的情况，为集团物资的大数据分析奠定基础。
物资验收入库时物资入库数量受总控计划、需用计划、合同清单数量三方控制，取其中的最小值，当大于可用的入库数量时不允许进行验收入库。为了满足钢筋等特殊物资的实际到场可能略微超出合同的情况，增加了允许超合同数量5%的弹性控制。
物资的单价和甲方批价全部通过合同控制，所有物资验收入库时自动带入合同单价和甲方批价，且不允许修改，从而实现对物资的价格管控。所有物资的验收小票要上传系统，子集团材料部门审核物资时可以直接查看上传的材料小票。
图-2入库超可用数量控制界面
图-3物资小票上传界面
3、租赁结算信息自动计算，提高结算效率和数据准确性。
根据合同约定的计费方式、结算单价和当前的结算日期，系统可以根据结算规则自动计算结算金额且不允许进行手工调整。通过系统自动计算结算金额，可以提高结算的效率和数据准确性，同时规避管控风险。
图-4 租赁结算信息界面
4、统一标价分离模板，实现标价分离标准化。
标价分离模板的统一是集团数据统计分析的基础，所以首先进行了标价分离模板的统一工作，目前进入系统的所有项目均使用同一个标价分离模板进行数据导入。同时实现了标价分离的分版本管理，可以保障标价分离的有效性。
图-5 标价分离界面
5、实际成本管控，实现数据归集的准确性、及时性和可靠性
通过系统录入的物资信息、租赁信息、分包产值信息、其他费用信息自动汇总形成每月的实际成本，成本数据来源全部为真实业务发生，从而保障数据的准确性。每月对未及时归集的数据进行预警，且每月结账日后自动对成本数据进行锁定，保障数据的可靠性。
图-6 实际成本归集页面
6、付款管理信息透明化，防控付款风险
付款时自动抓取业务数据，形成本期产值及累计产值，通过合同节点控制付款比例形成累计应付，通过过往付款数据形成累计已付，从而产生本次应付，通过本次应付控制本次申请，达到付款信息的透明化和对付款申请的控制。
图-7 材料款申请页面
7、完善的报表管理体系，分级汇总，集中分析
目前系统共形成各类管理报表27张，核心业务简报5张，包括合同简报、材料简报、租赁简报、成本简报、结算简报，已经实现所有各级汇报全部使用系统报表数据为依据，且核心简报全部可以进行存档管理。通过系统报表各级管理人员可以实时掌握业务数据情况，提高业务工作效率，为集团决策提供数据支撑。
图-8 成本简报页面
8、业务数据每月定期锁定，保障数据有效性
为了保证数据的及时准确有效，系统每月5号将上月的总包合同、标价分离、月度产值、实际成本、结算数据进行自动锁定不得修改，如有特殊原因进行修改的，必须经集团有权限的商务管理人员解锁后方可进行修改。所有的解锁信息均进行日志记录，各类数据的解锁情况将作为子集团信息化考核的指标和依据。
图-9 解锁日志界面
9、核心业务及时预警，防控业务风险
为了及时发现业务管控风险，系统设置了7类预警业务，包含总包合同超期未签订预警、临时合同超期未转正预警、材料批价不及时预警、标价分离不及时预警、成本未归集预警、利润偏差超比例预警、业主欠款超比例预警，所有预警均可设置不同层级的预警管理人员，且预警信息实现了OCS和短信的消息推送，保障业务人员能及时处理，管理人员能及时关注，从而防控业务风险。
图-10 标价分离预警界面
八、经验总结
青建集团商务管理系统通过集团信息中心与业务部门的积极配合，集团领导的大力支持，目前已经能够有效的支撑集团的管理业务，系统目前已涵盖集团所有国内承建项目，所有项目的数据均以商务系统报表数据为准，同时通过预警的推送有效的对各类管理风险进行预控，防控集团管理风险。
商务系统内部的管理内容已经比较完善，但是商务管理与财务管理的一体化集成尚未完成，目前集团也正在开展商务财务一体化的工作，希望通过财商一体化工作，打通财商数据，避免信息孤岛。
