海外物资装备综合管理平台介绍

中国路桥工程有限责任公司

中国路桥工程有限责任公司

海外物资装备综合协同管理平台介绍

随着中国路桥工程有限责任公司（以下简称“中国路桥”）海外业务的迅猛发展，海外物资装备的采购量及管理工作量也迅猛增加，作为海外项目施工极为重要的一个环节，物资装备的全生命周期管理已成为项目能否顺利完工、经济效益最大化的重要因素，为了保障物资装备采购各方协同效率和工作效率，中国路桥开发建设了海外物资装备综合协同管理平台，实现固定资产采、运、用、管、养、修全生命周期闭环管控，提升了公司对海外一线的支撑服务能力及对物资装备采购工作全过程的监管能力。

一、公司物资装备采购管理发展背景

1、公司简介

中国路桥工程有限责任公司（英文缩写CRBC）是中国最早进入国际工程承包市场的四家大型国有企业之一，2005年成为重组后的中国交通建设股份有限公司的全资子公司。中国路桥的前身是交通部援外办公室，从1958年开始走出国门，承担中国政府对外援助项目建设,1979年正式组建公司，进入国际工程承包市场。主要从事道路、桥梁、港口、铁路、机场、房地产、工业园等领域的工程承包及投资、开发、运营业务，在亚洲、非洲、欧洲、美洲近60个国家和地区设立了分支机构,在建项目130多个，海外经营40年，承建了肯尼亚蒙内铁路、塞内加尔捷斯-图巴高速公路、莫桑比克马普托跨海大桥等有地区和国际影响力的标志性建筑，荣获了多项国内、国际大奖。

肯尼亚蒙内铁路(2018年ENR全球最佳工程优秀铁路项目奖)

2、建设海外物资装备管理平台的原因

中国路桥在建项目具有地域广、数量多等特点，同时相关的采购业务及管控的业务模式仍然是线下的手工处理的方式，由于涉及到大量的采购计划、采购执行、发运、保险、退税等事务及信息，且时间紧、人手少，经常出现这样那样的错误，公司物装部、海外项目部、供应商、承运商、保险商等相关方无法协同工作、信息共享，也存在着票据丢失、信息不全、不易查找等问题。本平台的建设就是要解决现在传统的海外物资设备在采购管理、报关清关管理、运输管理和出入库管理等方面的低效、混乱的状况，有效地提升海外物资采购和资产管理的协同能力和管理水平，实现流程优化、提质增效的目的。

二、海外物资装备综合管理平台系统架构

1.平台总体架构

平台总体架构

整个平台围绕海外物资设备全生命周期业务展开，通过业务表单、业务流程对采购、报关、运输、清关、出口退税、入库、出库、固定资产相关流程进行定制，并以这些业务流程驱动业务开展过程管控。

2.平台业务架构

平台业务架构

平台主要使用人员为公司总部业务人员和外部单位供应商、货代及合作单位相关人员，从供应商货代询价、定标，及供应商装箱及货代运输、报关等都有具体的步骤和流程。总体来讲，对于外部单位，平台提供了面向市场询价比价的窗口，使其配合参与采购运输全过程，也使需求方和公司总部业务人员能清晰的掌握采购进度，针对不同的情况做出相应处理。

对于驻外机构机料部采购经办人，需要发起采购计划，经驻外机构审批后平台将计划推送至总部采购处，然后按招投标要求发起询价，最后供应商报价完成经驻外机构定标之后，由公司总部询价货代继续采购流程，经货物运输、报关、清关等操作后，货物运至驻外机构联系项目现场，进行出入库管理工作。

此外，公司物资装备综合平台也与中国交建物资采购平台做了对接，由于集团系统只管控由采购计划发起到供应商招标，报关、运输过程及后续出入库目前并无管控，所以公司平台将集团所需采购计划推送至中交，经询价和定标后，把定标结果取回到公司平台，再执行后续操作。采购数据推送也按集团和公司采购限额要求做了分类，目前平台能很好的满足业务部门功能需要。

3.平台数据架构

平台数据架构

平台中各项基本信息皆来自于中国路桥主数据系统，其中组织机构、人员来自于人资系统，项目信息、代码等来自于市场开发系统和工程项目管理系统，由主数据自动分发至海外物资综合协同管理平台。同时，对于签订的各类采购合同，由法律合同系统同步至海外物资装备综合协同管理平台。

此外，平台具备公司合作商信息（供应商、货代等）准入和管理功能，合作商信息在平台维护后，推送至主数据管理系统，后再分发到合同、财务等业务系统。

三、海外物资装备综合管理平台主要功能

1、采购业务流程

采购业务流程图

业务流程主要分为3大类，分别是采购管理，运输管理和出口退税。以采购业务流程为例，用户涉及公司驻外机构项目部、办事处，公司总部物装部采购处和相关供应商等人员，因平台与中国交建物资采购系统对接，所以相关数额的采购直接推送至中国交建物资采购系统寻源定标，取最终中标结果返回中国路桥平台进行报价确认等工作，进而进行供应商物料拆分、装箱、货代询价及确认、货代运输、报关清关文件制作和出口退税等后续工作。整个采购流完全根据公司业务制定，各业务环节连接紧密，环环相扣，完全为驻外机构和项目驻地需求方服务。

业务方面，采购处可根据各采购计划，合并和调整重新编制采购方案，将不同国别相同的物资、装备同一批次或者不用批次在平台中采购，也可根据采购物资的使用时间的长短进行材料购置计划的制定，灵活方便，加强物资管理的同时，保证所需材料供应充足和及时。

2、采购合同管理

合同登记模块是平台直接从公司法律合同系统同步合同信息和相关内容，采购方案选定对应合同名称后，合同类别、总金额、乙方信息及签订时间等关键字段自动同步，但需要在平台中完善合同执行情况、付款信息等关键资料，平台建立支付提醒，便于业务人员清晰掌握每笔订单支付情况。后续采购合同管理模块将与公司财务系统和报账系统打通，形成业务流程审批及支付管理一体化管控。

采购合同管理模块

3、货物报关清关管理

下图为运输处报关及通关模块，对应采购方案，可清晰的查询报关文件发票号、目的国、目的港、是否报关、是否通关等信息。

货物报关清关管理

4、出入库管理

出入库模块包括采购入库、调拨入库、入库结算及查询、领料出库、调拨出库、出库结算及查询和固定资产管理等功能。通过手机APP、扫描枪快速识别采购物资的二维码、条形码信息，实现物资设备的信息提取，快速入库。通过对驻外机构固定资产、配件、物资等范围的采购需求、日常使用、出库入库、异动等过程管理，与海外物资装备管理平台最终实现物资装备的全生命周期管理。

出入库管理

5、平台中物资装备采购总进度查询

平台提供物资装备采购总进度查询功能。可针对每一条采购方案，查看其采购人员、相关采购计划、采购进度、报关、运输、清关等详细情况。采购进度一目了然，对于出问题的环节，可以精准定位，联系相关人员查找和解决问题，使用平台后，间接的规范了采购流程，也提升了采购效率。

平台中物资装备采购总进度查询

四、海外物资装备综合管理平台应用创新点及成果

中国路桥海外物资装备综合协同管理平台的建成和使用，使物资管理信息全程透明、完整、准确，实现公司固定资产采、运、用、管、养、修全生命周期闭环管控，有效提高工作效率，保证工作顺利开展，为前方生产一线提供优质服务，提升公司对海外一线的支撑服务能力及对物采工作全过程的监管能力。

此外，平台利用移动信息化、物联网等新技术，与中国路桥OA办公系统、主数据平台、合同系统等系统有效集成，信息高效共享，提升了海外物资管理的数字化、自动化、智能化水平。总结起来，就是过程透明化，业务规范化，流程标准化，接口一致化，手段多样化，最终降低成本及风险，为公司管理决策提供辅助支撑。