物资闭合管理系统案例分享
中交第三航务工程局有限公司
固本强基、提质增效，信息化助力物资管理跃升新台阶
——中交三航局物资闭合管理系统案例分享
一、企业概况
中交第三航务工程局有限公司是世界500强企业中国交通建设股份有限公司的全资子公司，具有港口与航道工程施工总承包特级资质，公路工程施工总承包特级资质，市政公用、建筑工程2个施工总承包一级资质，以及地基基础工程、桥梁、隧道等4个专业承包一级资质。近年来，公司重点打造了水工、路桥、市政、铁路和轨道交通、海上风电、投资建设等6个核心板块，在以BT和EPC为代表的高端业务领域也有所突破，业务范围遍及东南亚、中东、非洲、南美等18个国家和地区。在长期的工程建设工作中，在海内外赢得了良好口碑，曾被冠以“中国的脊梁”国有企业称号，多次被评为“全国先进建筑企业”、“全国优秀施工企业”、“中国建筑业竞争力百强企业”、“全国工程质量管理先进企业”等。截止到2017年底，公司拥有在岗员工7079人，各类专业船舶123艘，大型施工机械908台，资产总额达380.9亿元。
五十多年来，中交三航局坚持“五商中交”战略，“三者”定位， “三转”市场，承建了一大批标志性建设项目，为国民经济和社会的持续发展打下了坚实的基础。公司坚持走科技兴企之路, 不断提升自主创新能力。拥有国家级企业技术中心1个，国家级工法4项，187项自主知识产权专利，6项国家科技进步奖，66项省部级科技进步奖，11项鲁班奖，9项詹天佑土木工程大奖，50余项国家优质工程奖。
二、案例背景及问题
物资管理是企业管理的重要组成部分，施工企业物资成本在工程项目成本中约占60%，加强物资管理，对于降低工程项目成本、提高企业效益具有十分重要的意义。物资管理“两环两控”的水平高低直接影响企业的经济效益。“两环”指的是采购和消耗两个环节，“两控”指的是对物资价格的控制和对物资数量的控制。
公司以项目部作为物资闭合管理工作的实施主体，工程项目点多线广，不仅有国内项目还有境外项目。公司及分(子)公司实施对项目部的有效管理控制存在较大的难度，所以必须通过信息化手段实现各级单位对项目部的远程物资管理，提高管理效率，推动物资管理 “专业化、标准化、数字化、精细化”发展目标。
物资管理包括材料策划、计划、采购、验收、储存、领用等环节的数量闭合管理，以及材料收发存账务管理。公司之前的物资管理工作依托“中交物资采购管理信息系统、三航局协同工作收发存系统平台以及物资核销管理信息系统”三个系统实行全过程管理，取得了一定的管理成效。但是，三个系统平台存在“信息孤岛”现象，计划、合同、领用、盘点等数据在不同系统平台重复录入，数据无法共享。
此外，还存在物资核销平台和材料收发存平台的人机界面不是很友好。项目部人员以现场管理为主，数据录入不支持移动端操作，不能完全适应项目部相关人员的操作习惯。各单位物资人员文化水平参差不齐，人员结构不合理，年轻大学生缺乏老师傅的传帮带，物资管理队伍建设有待继续加强，人员素质仍有待提高等问题。
基于上述原因，公司物资管理引入“互联网+物资管理”的思维，希望通过信息化的手段来有效解决上述问题。首先考虑将公司协同工作收发存系统平台与物资核销管理系统进行升级整合，合二为一，实现系统数据“一数一源、一源多用”，形成业务链完整的物资闭合管理信息系统。
系统将整合材料策划、计划管理、合同管理、材料数量闭合管理以及材料收发存账务管理等模块，由分散的信息系统形成聚合的信息化系统，业务功能与业务模型均能够适用于三航局不同层级的管理要求，且满足项目部的使用要求和操作习惯。同时系统考虑从经营管理系统导入局、分公司中标工程项目信息，从各单位搅拌站管理系统导入材料数据。将材料计划、采购、合同、收发存及采购支付等相关数据推送至财务系统、合同系统等，并实现与中交物资采购管理信息系统等做数据对接。后期逐步开发基于交建通的“物资收发料”移动端，全面应用移动互联网和二维码技术，实现与PC端物资闭合管理系统无缝结合。
三、系统建设思路
1、总体思路
物资闭合管理系统采用“技术平台 +二次开发”的全新架构开发模式，以“管理标准化、标准表单化、表单信息化、信息精细化”的“四化”建设思路，经过“项目调研—需求分析—开发设计—实施推广—持续改进”的技术路线，自主实施、技术外包，实现横向数据互联互通，纵向管理穿透贯通。
2、技术方案
系统管理层级分为一级单位(局有限公司)、二级单位(子分公司、局直属项目部等)、三级单位(专业厂处、项目部等)等多层级管理模式，管理内容既有共性又有个性。技术方案按照“分级分层分类”的架构，集中部署、分级管理，具体技术架构及系统功能模块如图1、图2所示。
图1总技术路线
图2系统功能模块设计
3、业务管理思路
坚持“一个中心、两类控制、四项工作”的管理思路。以降本增效、节能降耗，提高经济效益为中心;坚持物资用量、采购价格两类控制，保障供应的前提下，减少损耗，最大程度的降低成本;做好物资材料预算、材料耗用、材料核销、闭合管理的工作，做到账目清晰、节超有据、成本可溯。具体四项业务管理工作内容如下(图3)。
(1)材料预算工作。相关预算人员通过前期录入的工程信息、工程质量体系结构(分部分项结构)依次针对各自的分包队伍对各分部分项中所使用到的工程材料进行预算编制，编制预算过程中需要填报预算时间段、用于系统中的时间段材料核销功能，提交预算并通过逐级审核。
(2)材料耗用工作。项目部材料员根据现场材料实际领用情况每月填报主要工程材料的领用信息、库存盘点数量、半成品数量等信息。
(3)材料核销工作。工程项目开工后录入材料预算总量，在每个核销期根据完成工作量录入核销期材料预算，在每个月月末录入材料领用量，在核销末录入材料盘点数量，并由此得到当前阶段的应耗量，从而使系统自动完成月度、季度、分包单位、分部分项的核销工作。
(4)材料闭合管理。该功能模块是对材料的预算量、采购量、消耗量等在实际生产过程中每个环节形成闭合，同时具有可追溯性，当某一环节出现不相符时，可及时寻找原因、落实整改，当系统发现分包单位材料超耗时，短信通知相关人员上传“分包单位材料消耗闭合表”，扣罚分包单位结算款项。
图3物资闭合业务管理内容
通过信息化远程监控，加强材料预算、材料领用、库存盘点及节超奖罚等全过程的管理，强制推行材料核销管理，实现材料使用数量的有效闭合。并可按照时间、分部分项工程、分包单位三种方式分别进行材料节超分析，自动生成材料核销统一报表。
四、系统建设内容
1. 用户层级分类
以项目部为物资管理实施主体，实现公司、子分公司(局指或局属项目部)、项目部(工区或分部、专业处厂)、子项目部四个层级物资闭合管理数据的汇总、查询等功能。按管理层级性质分为多类型桌面(如图4-7)，方便用户管理操作。
工区或分部的上级单位是局指或局属项目部，同时又归属于子分公司管理，相关数据能够被双重引用、汇总、查询，但全局数据不再重复统计。
图4按用户层级分类设置门户
图5局公司级用户桌面
图6子分公司级用户桌面
图7项目级用户桌面
2、基础数据维护
基础数据模块包含了知识库、通知公告、材料类别字典、材料字典、供应商名录、节超消耗原因字典、评价字典、采购方案等内容，基础数据按层级由专人维护。
例如，系统已导入默认的材料类别字典信息，物资管理人员如需维护新数据(如图8所示)，可通过选中非最后一级节点材料类别，新增下级，维护数据信息，“类别全编码”自动生成。一旦勾选属于混凝土类型、混凝土原材料、周转材料等相应的材料类型后，则此材料可供后续业务模块使用。
图8基础数据模块(材料类别字典)
3、项目基本信息
项目基本信息模块包含项目信息、分部分项信息、物资策划、施工班组、任务分发、任务接收、混凝土配合比、混凝土原料损耗系数、周转材料核定回收率、材料核定用量等内容，是物资业务流程管理的基础模块。
在已有项目信息的情况下，可依次增加单位工程，分部工程，分项工程，最后选中对应的分项工程，新增构件，如图9所示。
图9项目分部分项信息页面
4、项目计划
在已有分部分项信息和构件信息的前提下，以构件图纸净用量为基础，对材料需用计划、到货批号、材料领用部位等环节进行标识，并能够实现可追溯性，从计划源头控制物资采购数量(图10-11)。按照核销树进行核销时，材料计划只能通过选择工程部位来自动生成;材料领用数量要求按照材料计划相对应的构件进行系统自动分配。
图10项目形象进度计划
图11项目需用总计划
在工程进度计划下，可查看年度物资需用计划表(图12)，从总体上把控物资数量。
5、实物收发存
实物收发存模块包含仓库信息管理、实物签收、到货通知、材料验证、实物领用、实物盘点、材料消耗分配、实物退料、材料调出、废旧材料、周转材、实物台账等管理内容。
图12物资需用年度计划
以实物签收为例(图13)，材料明细可通过采购合同、采购订单、采购计划、调拨单等多处引入，避免人为录入和重复录入，真正实现数据“一数一源、一源多用”。
图13实物收发存——实物签收
6、材料核销
材料核销分为分部分项核销、砼原材料核销、周转材核销三大部分。钢筋、混凝土等材料的相关数据在核销树(单位工程、分部工程、分项工程、构件)上进行材料核销;项目现场使用的混凝土以及混凝土原材料(水泥、黄砂、碎石、粉煤灰、外加剂等)则进行双重核销;混凝土原材料耗用数据能够从搅拌站管理系统直接导入。
以分部分项为例(如图14)，通过左侧核销树后，可查询到核销树层级下包括的构件材料的数据，并能查看材料核销汇总报表，把控物资消耗数量。
图14分部分项核销
7、材料闭合
材料核销闭合按照时间、分部分项、分包单位三种方式进行(图15)。材料计划、到货数量与材料预算(核定)数量能够进行闭合。分包单位材料领用数量与材料预算(核定)数量进行闭合。
图15材料核销闭合方式
例如进行时间闭合时(图16)，通过“现场主要材料”页签读取数据，可查询特定时间范围内的现场主要材料的闭合数据明细表。
图16时间闭合
通过“闭合分析”，在闭合节超原因分析页面，对该条信息进行闭合分析操作(图17)。
图17闭合分析
8、财务收发存
通过开发设计与财务系统的数据接口，实现系统数据“一数一源、一源多用”，材料核销与材料收发存账务管理环节的材料领用、盘点等数据要求保持相符，第一时间监管物资资产与成本，达到业财一体化的管理目标。对于收发料台账系统支持全方位、多维度的组合查询和模糊查询(图18)。
图18财务收发存——台账数据筛选查询
9、权限管理
系统具备完善而严密的权限管理体系，按用户门户、用户角色、功能模块层层授权(图19)。录入系统的数据发现错误或变更时允许修改并经审核，但要求以适当的方式在系统中留下修改记录。
图19权限管理
10、物资考核
系统设置了对指标材料、指标节超率完成分值及物资管理等其他方面的考核管理，并具备自动进行物资管理考核评分的功能(图20)。
图20物资管理考核
11、业务提醒
系统具备短信、广讯通PC端、手机端的业务提醒，以及支持手机、移动客户端进行实时进行查询和审批业务。
图21业务提醒节点
图22短信策略模板
12、系统对接
系统开发充分考虑与相关单位、部门的系统数据对接、同步问题，设计了若干数据接口。
(1)项目信息接口。直接从经营管理系统导入局、分公司中标工程项目信息。
图23项目信息
(2)搅拌站标准化接口。设计了搅拌站系统数据标准化接口，从各单位搅拌站管理系统导入材料核销数据。
图24搅拌站消耗数据
(3)合同数据接口。与合同系统打通，可以实现与合同系统的合同信息、采购清单同步。此外还能通过物资系统，将相关的物资合同数据信息同步至中交管理平台。
图25合同管理
(4)财务数据接口。设计了财务数据推送接口，财务系统可从本系统按财务核算单位引用材料计划、采购、合同、收发存及采购支付等相关数据，确保财务收发存数据的一致性。
图26财务信息共享接口
此外还在设计从工程、预算部门系统导入分部分项、图纸净用量、工程形象计划以及完成工程量等信息，以及与中交集团物资采购管理信息系统的物资收发存报表等数据对接事项，从而减少业务管理人员的数据重复录入，提高处理效率、提升管理效能。
13、移动端应用
针对现场物资收发料管理开发的移动端应用，主要是基于物资现场管理的业务流程，依托微信公众号和企业微信(交建通)打通项目部与供应商的信息通道，解决订单发送、现场签收、领用盘点等模块的现场数据采集和业务流程的移动化应用(图27-28)。
有效提高了现场物资管理人员的工作效率，同时实现对物资单据信息的溯源，提升物资管理的流程化、规范化、精细化水平。
图27移动端应用简介
图28现场物资收发料管理移动端应用界面
五、案例应用效果
系统于2016年全面上线，截止2018年底，三航局所有分(子)公司、项目全面实施，系统覆盖横向到边、纵向到底，共9个单位共247个项目全面应用。主要取得了以下创新性成果。
1、在国内首次提出按照核销树(单位工程、分部工程、分项工程、构件)创建物资管理闭合系统，以项目部为物资管理实施主体，实现公司、分公司、项目部、子项目部四个层级物资管理数据的汇总、查询、操作等功能。
2、系统的定制开发充分考虑到三航局项目管理的多种组织架构，并力争涵盖所有的管理模式。如局指和分公司对工区存在双重管理的特点，再如分公司下属的区域项目总部管理多个项目等，系统可通过分发任务的功能实现这样的双重管理，并且局指和分公司都能查询和汇总工区的数据。比如：项目部委托预制厂制作构件的情况，也可以通过由项目部分发任务给预制厂的方式实现，预制厂接收到项目部分发的预制任务后就可参照分部分项的结构进行材料核销。
3、材料核销闭合按照时间、分部分项、分包单位三种方式进行，分包材料未闭合，财务部门不能支付分包结算款项。
4、按照核销树进行核销时，施工员必须登陆物资管理闭合系统编制项目生产总计划、年度计划、季度计划、月度计划以及周计划，并自动生成材料需用计划，否则材料部门不予采购。
5、系统中的采购合同、供应商信息、材料账务收发存等数据与财务共享中心对接。单据的签字角色都需要登录闭合系统走流程确认，不再进行线下签字。没有在系统中录数据，就无法在财务共享中心进行采购报销和付款。分包材料未闭合，不能进行分包结算和付款。这样既可以倒逼相关人员必须使用“闭合系统”开展物资管理工作，又可以有效防止数据造假。
6、物资管理闭合系统覆盖公司境内、境外所有项目。境外项目收发存账务管理能够按照多币种计价方式分别做账，及时反映汇率变动情况。
7、系统具备手机短信逐级提醒及公司办公软件提醒功能，刚性推行物资闭合管理。
8、系统具备公司、分公司自动对下级单位进行物资管理考核评分的功能。
六、案例总结
本系统设计体现了公司物资管理“全面预算、全成本核算、全面绩效考核”的管理理念。强调以材料的图纸净用量加损耗作为计划的基础，制定全部材料的计划就是材料的“全面预算”;强调材料要核销到单构件，“全成本核算”不但体现成本也要体现全面;对每一组数据、每一批材料签收都同时进行动态考核，通过材料损耗率等主要指标反映项目部材料的管理水平，项目部、子分公司的各类考核、各环节考核、各阶段考核是层层开展、交叉融合、相互影响，从而实现“全面考核”。
通过物资管理闭合信息系统的开发研究及推广应用，不仅可提高公司职能部门对在建工程项目的材料核销信息化管理能力，能及时可靠地掌握每个项目的材料核销进展情况，也可以打破地域、距离、境内外的限制，节省较多的人工和差旅费用，管理人员在上海总部就可以统筹管理好全局材料核销工作，大大提升管理效率。
通过推行物资管理闭合信息系统及移动端应用，能够提升现场物资管理数据的真实性、可靠性、及时性和全面性，规范材料耗用管理工作，杜绝或减少材料浪费，及时向分包单位转嫁超耗的材料成本，有利于提高企业精细化管理水平，增强企业效益。
目前中国交建所属施工单位的工作性质和材料管理模式大致相同，三航局率先使用物资管理闭合信息系统，积累经验条件具备时可以通过集团公司向兄弟单位推广，提高整个集团乃至整个建筑施工行业的材料耗用核销管理水平。公司下一步将重点提升管理数据的真实性、可靠性、及时性和全面性，以更为“专业化、标准化、数字化、精细化”的方式，固本强基、提质增效，信息化推动物资管理更上一个台阶。
